Agrupación de las cuentas contables

Con el propósito de lograr una buena organización de la información contable, es posible agrupar las partidas sobre la base de criterios de homogeneidad de las mismas. Así las distintas cuentas pueden ser agrupadas en rubros.
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ESTADOS CONTABLES

"La contabilidad es un sistema de información". La misma, por medio de registros especiales informa sobre la situación patrimonial, económica y financiera de un ente.

Como toda información, la contabilidad también está destinada a que sus usuarios puedan basar en ella sus decisiones. Estos usuarios pueden ser internos o externos, pero todos en mayor o menor medida estarán interesados en la marcha de la empresa, y según la relación que cada uno tenga respecto de la mencionada sociedad, es la necesidad de información que tendrán sobre la misma.

Podríamos mencionar como usuarios internos a los Gerentes de área, Directores, Empleados.

Como usuarios externos encontramos a:
1. Socios / Accionistas presentes y futuros.
2. Inversores.
3. Bancos y entidades crediticias.
4. Proveedores.
5. Clientes.
6. Organismos de Contralor (IGJ)
7. Órganos de recaudación impositiva (AFIP, Rentas).

ACTIVIDAD: para cada usuario (interno y externo) ejemplificar con algún tipo de decisión de podría necesitar tomar respecto de una empresa.

En la presentación siguiente se exponen los requisitos con que debe cumplir la información en general y la información contable en particular de modo de resultar útil para la toma de decisiones por parte de los usuarios antes mencionados. Para acceder a la presentación hacé click aquí.

EJERCICIO DE REPASO - ASIENTOS VARIOS

PRÁCTICA EMPRESARIAL - Trabajo de diagnóstico




Actividad:

Registrar las siguientes operaciones en el Libro Diario. Se aclara que todas corresponden a operaciones individuales no teniendo relación alguna un punto con otro.



1) Se depositan cheques de terceros en la cuenta corriente del Banco Nación Argentina POR $ 300,00.

2) Se abonan con cheque del Banco Nación Argentina los sueldos y jornales vencidos por $9.000.

3) Se rinde el Fondo fijo de la empresa. El mismo es de $ 600 y a momento de la rendición se encuentran $ 500 y vales de gastos varios por $ 100.

4) Saldo de la cuenta caja $4.800. Recuento de efectivo $2.300

5) De los Deudores por Ventas $ 1000 se han atrasado en sus pagos, mientras que a otros por $ 2.500 se le han iniciado acciones judiciales.

6) De los Deudores con los que la empresa posee acciones legales iniciadas, $ 1500 han declarado la quiebra. Saldo de la Previsión para Deudores Incobrables $1.200

7) Al finalizar el ejercicio económico la cuenta Mercaderías posee un saldo de $ 8.000 y la cuenta Compras $ 55.000. Determinar el CMV sabiendo que la existencia final de Mercaderías es de $ 6.500

8) Instalaciones $ 65.000. Rodados $ 155.000. Muebles y útiles $ 28.000. Inmuebles $ 255.000. Amortizar los inmuebles sabiendo que el valor de los terrenos incluido en el valor total es de $ 45.000

9) La empresa vende un rodado en $ 85.000. El mismo había sido adquirido en $ 150.000 hace tres ejercicios. Amortizaciones Acumuladas a la fecha $90.000. La operación se realiza 50% en efectivo y 50% en cheques.

10) El 1/6 se abonan con cheques de terceros los alquileres del trimestre iniciado el 1/5 por $2.000 por cada mes.

11) 30/6 La cuenta Intereses (+) a Devengar posee un saldo de $ 8.000 que corresponde al cuatrimestre iniciado el 1/6.

12) El 30/6 se recibe la factura del Teléfono por $850 por el servicio prestado el bimestre iniciado el 1/5. Vencimiento de la factura 10/7

13) Existen impuestos impagos por $ 600 por los cuales no se ha realizado ninguna registración.

TAREA:

A) Registrar las operaciones en el Libro Diario

B) Determinar para cada operación la variación patrimonial que corresponde a la misma

CUESTIONES GENERALES SOBRE CONTABILIDAD

LA CONTABILIDAD es un sistema de información, que por medio de registros especiales nos muestra la situación Patrimonial, Económica y Financiera de una empresa a una fecha determinada.
Esa fecha determinada estará dada por el vencimiento del Ejercicio Económico.

De este modo, la contabilidad informa sobre:

a) El Patrimonio de la Empresa y la conformación de sus Activos y Pasivos (situación patrimonial)

b) El resultado al final del ejercicio de la empresa y su composición en Pérdidas y Ganancias (situación económica).
c) La solvencia de la empresa, el origen y la inversión de sus fondos (situación financiera)


CIRCUITO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

Ya vimos que la contabilidad informa sobre la situación Patrimonial, Económica y Financiera de una empresa.
Esta información se forma y varía de acuerdo a las distintas operaciones que realiza la empresa. Así obtenemos los dos extremos de un proceso, por un lado los hechos que generan la información y por el otro la Información.
Pero entre un extremo y el otro existen distintas instancias en las que se va organizando la información. El camino que recorre la información entre la operación y los Estados Contables, es denominado “Circuito de la información contable”.

Este circuito llevaría el siguiente orden:

OPERACIÓN (compras – ventas – pagos – cobranzas – devengamientos – etc.)
SUBDIARIOS
LIBRO DIARIO
MAYORES
BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS
INVENTARIOS
AJUSTES AL BALANCE
PLANILLA DE PRE BALANCE
ESTADOS CONTABLES

De este modo es que llega una simple operación económica realizada por la empresa a figurar en los ESTADOS CONTABLES.

EJERCICIO INTEGRAL

Acá les dejo un ejercicio integral para que puedan practicar toda la materia, desde el comienzo al final. Cualquier duda envíenla como comentario a esta entrada.

Trabajo de Integración.



La empresa “La Integración S.A.” presenta los siguientes saldos a fecha de cierre del ejercicio (31/12/2004)



Caja 25.000
Alquileres Cobrados 7.000
Mercaderías 20.000
Deudores por Ventas 40.000
Proveedores 12.000
Banco Río cuenta corriente 8.000
Compras 31.000
Accionistas 3.000
Capital ¿??
Sueldos y Jornales 9.000
Marcas de Comercio 16.000
Amortización Acumulada Inmuebles 380
Previsión para Deudores Incobrables 2.000
Amortización Acumulada Rodados 2.400
Gastos Generales 6.000
Amortización acum. Marcas de Comercio 3.200
Impuestos a Pagar 4.000
Impuestos Pagados 4.000
Rodados 12.000
Amortización Rodados 2.400
Adelantos en cuenta corriente 2.000
Amortización Inmuebles 380
Previsión para despidos 1.000
Amortización Marcas de Comercio 3.200
Documentos a pagar 9.000
Gastos de Administración 2.500
Valores a Depositar 7.000
Reserva Legal 1.200
Títulos Públicos 11.000
Inmuebles 25.000
Ventas 80.000



Ajustes.

1. Arqueo de Caja $ 24.500,00
2. Existencia Final de Mercaderías $ 15.000,00
3. Existen Impuestos pendientes de pago por $500,00
4. Se calcula una previsión para Deudores Incobrables para el próximo ejercicio de $ 1.500,00
5. El 30% de los Documentos a Pagar se han abonado con cheque del Banco Río, operación que no ha sido contabilizada.


Otros Datos


• Únicamente el 15% de los Documentos a pagar será cancelado dentro de los 12 meses siguientes al cierre del ejercicio.
• El 25% de los Alquileres cobrados corresponden al ejercicio siguiente
• El importe correspondiente a cheques de terceros en poder de la empresa corresponden a 14 cheques de $500,00 cada uno. El vencimiento de los mismos es mensual y consecutivo y el primero de ellos posee fecha de 5/1/2005.



Tarea

• Registrar los asientos de ajuste en el libro diario.
• Confeccionar la planilla de pre balance
• Confeccionar los estados contables a la fecha de cierre
• Realizar el análisis e interpretación de los estados contables
• Enunciar dos propuestas de mejora para la sociedad bajo análisis.

PLANILLA DE PRE-BALANCE

Lo prometido es deuda. Les paso un ejercicio para poder practicar y autoevaluarse respecto del tema "Ajustes y confección de planilla de pre-balance" Cualquier consulta utilizá el formulario de comentarios al pié de la presente entrada.
Para acceder al ejercicio pulsá aquí.

REGISTRACIÓN DE ASIENTOS VARIOS

Les paso unos asientos para que puedan practicar y autoevaluar sus conocimientos.Como les anticipé, un mezcladito, un poco de cada cosa.
En el foro podrán encontrar el listado de asientos y podrán dejar las preguntas que crean necesarias.
También podrán ver si existen preguntas sin responder y animarse a dejar sus respuestas!

PARA PRACTICAR - Depuración de deudores - Constitución y uso de la Previsión para Deudores Incobrables

Ya se encuentra publicado en el foro del blog el ejercicio para ejercitar el uso de la Previsión para Deudores Incobrables y la depuración de Deudores.
Para acceder directamente al ejercicio pulsá AQUI

EJERCICIO ECONOMICO

Se llama ejercicio económico al período de tiempo por el cual se exponen la información en los Estados Contables.

Tanto la duración de este período como las fechas en que se inicia y se cierra, estará determinado por el contrato social o estatuto, o en su defecto durará un año y coincidirá con el año calendario, iniciándose el 1° de Enero y finalizando el 31 de Diciembre.

Así, la Información Patrimonial, Económica y Financiera de la empresa mostrada en sus Estados Contables, estará ceñida a este período de tiempo.

BALANCE DE COMPROBACION DE SUMAS Y SALDOS

Planilla de cuatro columnas en la que se transcriben los mayores. Es el punto de partida del Balance General y se confecciona una vez finalizado el ejercicio económico.
En él se transcriben los datos de los mayores de las cuentas utilizadas en el ejercicio económico. Las primeras dos columnas contendrán los totales del debe y del haber de cada mayor y las últimas dos columnas el saldo final de la cuenta. Con esta planilla podremos comprobar que los mayores balanceen y, al tener el saldo final de cada cuenta, nos servirá como base de información para realizar los inventarios de cada cuenta.

INVENTARIOS

Consiste en tomar el recuento y la valuación de todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa.
En la práctica, se toma cada activo y pasivo del ente y se toman los datos de la realidad.

Por ejemplo, para realizar el inventario de la caja se cuenta el efectivo y los valores, para inventariar la cuenta Mercaderías se recuentan los productos que la empresa tiene para la venta, y así con cada cuenta de Activo y Pasivo (recordar que para realizar los inventarios los datos se toman de la realidad y no de la contabilidad).

RECESO ESCOLAR - EMPRESARIAL III

Cosas raras y nuevas si las hay!!!... este tema de la gripe nos ha dejado sin asistencia a las aulas, de todas maneras, usaremos este medio para poder contactarnos y continuar con la cursada.

Hemos terminado y evaluado la unidad referida a la confección de la Planilla de Pre Balance, lo que nos introduce directamente al siguiente paso dentro de lo que es el procesamiento de la información contable: "la Confección de los Estados Contables".

Ya sabemos que los Estados Contables proporcionan a usuarios internos y externos la información que éstos necesitan para la toma de decisiones. Por lo tanto sería oportuno comenzar hablando de Información: qué es la información, cuáles son los requisitos que debe poseer ésta información para ser útil, etc. Te recomiendo entonces leer y conocer muy bien esta teoría para poder luego realizar estos dos ejercicios:

1. Realizar los Estados Contables en base a la planilla de pre balance de "Aries S.A."

2. Realizar las tareas necesarias sobre la empresa "El Olímpico S.A." de modo de llegar a la confección de sus Estados Contables.

El día miércoles a las 9:00 hs. estaré on-line por si existen dudas respecto de la teoría o de la práctica.

PLANILLA DE PREBALANCE - A PRACTICAR

Un nuevo ejercicio. Ésta vez como práctica para la evaluación sobre Planilla de Pre Balance.
Ésta planilla se prepara con un único fin: tener todo organizado y los saldos ajustados de las cuentas ya ordenados y listos para comenzar a preparar los Estados Contables.

Acá les dejo entonces el ejercicio de práctica. El resto lo dejo en sus manos.

Sus dudas, plantéenlas como comentario a este post.

Saludos y a trabajar.

PLANILLA DE PRE BALANCE

Conocida también como planilla de trabajo o de diez columnas, en esta planilla se organizan los datos finales que conformarán la información a volcar en los Estados Contables. La información presentada en la planilla contiene:

a) Los saldos deudores y acreedores finales de cada cuenta (últimas dos columnas del Balance de Comprobación de Sumas y Saldos) (columnas 1 y 2)
b) Los saldos provenientes de los asientos de ajustes (columnas 3 y 4)
c) Los saldos ajustados, los que se conformarán con la suma algebráica de las primeras cuatro columnas (columnas 5 y 6)

Una vez que poseo los saldos ya ajustados (saldos en donde la contabilidad y la realidad coinciden) sólo me resta terminar de organizar la información de modo que resulte más fácil la confección de los Estados Contables. Ya no realizo cuentas, simplemente distribuyo y clasifico los saldos ajustados que ya tengo en las columnas descriptas en c).

Así distribuyo y clasifico los saldos ajustados en cuentas de:

a) Activos, Pasivos y Patrimonio Neto. (columnas 7 y 8)
b) Resultados Negativos y Positivos. (columnas 9 y 10)

AJUSTES AL BALANCE

Una vez ya realizados los inventarios contamos con dos informaciones distintas de cada cuenta: la que surge del balance de sumas y saldos (información proveniente de la contabilidad) y la que surge de los inventarios(información proveniente de la realidad).

Sin perder de vista que la contabilidad es un sistema de información, y que como tal, debe informar a una fecha determinada sobre la realidad, puede suceder en este momento, el de las tareas previas al balance, o en cualquier momento del ejercicio económico, que la información que surge de la realidad (Inventarios) no coincida con la información contable (Mayores / Balance de Sumas y Saldos). Es en ese momento donde debemos realizar un asiento que iguale los saldos contables a los reales. Una vez realizados estos asientos, los saldos de los mayores de las cuentas deben reflejar exactamente la realidad.
Son ejemplos de ajustes al balance los siguientes:

a) Arqueo de Fondos y Valores

b) Cálculo del Costo de la Mercadería Vendida.

c) Depuración de Deudores.

d) Cálculo de Previsiones y Provisiones.

e) Amortización de bienes de Uso.

f) Gastos pendientes de pago. Ingresos pendientes de cobro

g) Devengamiento de Ingresos y Gastos.

h) Omisión de Gastos Bancarios.

SUBDIARIOS

En los subdiarios la información se agrupa en operaciones de iguales características anotando los asientos de operaciones de carácter repetitivo dividiendo así el trabajo de registración.

Son subdiarios típicos los de Compras, Ventas, Ingresos y Egresos.

De esta manera las operaciones repetitivas pueden llevarse en un subdiario y realizarse un asiento resúmen mensual (por ejemplo todas las ventas se anotan en el subdiario de ventas y luego se realiza mensualmente un asiento de ventas que resuma todas las operaciones)

PRINCIPIO DE DEVENGADO

Las variaciones patrimoniales a considerarse para establecer el resultado económico, son las que competen a un ejercicio, sin entrar a considerar si se han cobrado o pagado.
Dicho con otras palabras, los resultados económicos deben reconocerse en el período en que corresponden, independientemente de cuándo han sido cobrados o pagados.

Hay que tener en cuenta que las cuentas de resultado, afectan directamente al resultado del ejercicio, y que el resultado del ejercicio no sólo es producto de diferentes análisis para medir la rentabilidad, sino que también es distribuido al finalizar el ejercicio. De este modo, ese resultado del ejercicio, debe estar conformado por resultados efectivamente producidos en el período por el cual se está registrando.
Si por ejemplo, pago hoy los alquileres del mes siguiente en efectivo, y para registrar esta operación utilizo la cuenta "Alquileres Perdidos" (cuenta de resultado negativo), esta cuenta impactará directamente sobre el resultado del ejercicio disminuyéndolo, lo que haría que por ejemplo los socios se distribuyan menor resultado, o que si analizo la rentabilidad de la empresa, ese análisis parta de un resultado menor, llevando a un análisis incorrecto de la situación.
Entonces, cuando uno se dispone a registrar una cuenta de resultado, primero debe determinar si ese resultado ya ha ocurrido o si va a ocurrir, si ha vencido o se va a vencer con posterioridad al momento en el que se está registrando, si el hecho que genera el resultado corresponde al pasado o va a ocurrir en el futuro. De esta manera, si el vencimiento es posterior a la registración, se deberá utilizar una cuenta patrimonial (a devengar  =  a vencer  =  cobrado o pagado por adelantado). Por el contrario, si el hecho que genera el resultado ya ha ocurrido o vencido, se debe registrar en una cuenta de resultado (devengado  =  vencido  =  ganado o perdido  =  cobrado o pagado).

Así pueden ocurrir dos cuestiones bien diferenciadas:
a) Que se cobren o paguen resultados futuros (ejemplo pago los alquileres del mes siguiente)
b) Que se produzcan resultados que aún no he pagado o cobrado (por ejemplo vence un impuesto que no abono)

En el primero de los casos debo registrar el pago del alquiler dándole salida a la cuenta CAJA pero poniendo al debe una cuenta patrimonial y no de resultados: ALQUILERES PAGADOS POR ADELANTADO (cuenta del activo rubro créditos). Así, en nuestro asiento, sube el Activo y baja el Activo por el mismo monto. Hemos entonces confeccionado una variación permutativa, no se ha modificado el patrimonio de la empresa.
En el caso b) debo registrar el resultado ocurrido ya que el mismo, más allá de no haber sido pagado, corresponde al presente ejercicio y le ha generado una deuda al mismo. Es por esto que el registro de esta operación será acreditando una deuda: IMPUESTOS A PAGAR con débito a una pérdida: IMPUESTOS. Es de destacar en este caso que aún cuando no se haya realizado el pago, el resultado ha ocurrido, de allí que el asiento produzca una variación modificativa.

Van como comentario unos cuantos enunciados para ejercitar este principio.

TEMAS POR TRIMESTRE - EMPRESARIAL

PRIMER TRIMESTRE:
Clasificación de cuentas
Asientos de ajuste
Planilla de pre-balance

SEGUNDO TRIMESTRE:
Requisitos de la información contable
Estados Contables

TERCER TRIMESTRE
Estados Contables
Análisis de Estados Contables

ANALISIS E INTERPRETACION DE ESTADOS CONTABLES - LA TRIVIA

Otro mezcladito, otra trivia. Demostrá tus conocimientos en el tema de Análisi e Interpretación de Estados Contables, pero ojo... te vas a encontrar también con algunas preguntas que se escapan del tema. MARCÁ LA DIFERENCIA!.

ENTRAR A LA TRIVIA

Resultado estimado: bajá los 7 minutos y superá las 30 respuestas correctas para llegar al premio.

ANALISIS E INTERPRETACION DE ESTADOS CONTABLES

¿QUÉ ES?
El analisis e interpretacion de los Estados Contables es el que realizan ususarios internos y externos de los mismos con el fin de entender en forma individual y en su conjunto la situación de la empresa y con esto poder realizar una correcta toma de decisiones.

¿CÓMO SE REALIZA?
Ésto se realiza mediante números índices o ratios, que relacionan dos o mas variables y cuyo resultado es la base de la interpretación de la situación patrimonial, económica y financiera del ente. De cada uno de los índices deberíamos poder extractar qué busca el mismo, cómo se calcula y que nos muestra su resultado.

El trabajo lo planteamos en tres etapas teniendo en cuenta esta premisa: no significa lo mismo análisis que interpretación.
Por ejemplo si yo analizo la temperatura ambiente digo "hacen 8 grados", cuando la interpreto digo que "hace frío", y a partir de allí decido abrigarme.

1) Etapa de análisis: se calculan los distintos índices a tener en cuenta.
2) Etapa de interpretación: se desarrolla el significado de cada uno de los índices.
3) Etapa de decisión: se decide una propuesta de mejora.

¿PARA QUÉ?
Así adquiere importancia tanto para un banco en su decisión sobre si entregar un crédito o no, para un gerente de área para superar sus objetivos o para un organismo fiscal o de contralor para establecer parámetros de trabajo.
De esta manera podríamos hacer una lista de finalidades a partir de sus usuarios y las decisiones que los mismos deben tomar respecto de la empresa. Por ejemplo:

Administrador:     para analizar la marcha de su gestión.
Accionistas presentes y futuros:    para ver si se invierte en la empresa o no.
Banco: par decidir si se otorga una línea de crédito o se amplía una ya otorgada.
Gerente de Comercialización:     para establecer los parámetros de gastos de comercialización respecto de las ventas.
Afip:      para controlar el pago de impuestos.

Y así podríamos definir una larga lista de usuarios internos y externos de los estados contables y de cómo el análisis y la interpretación de los mismos se transforma en la base de sus decisiones.

¿A QUÉ DA RESPUESTA?
El análisis e interpretación de los Estados Contables, a través del análisis de sus índices, brinda respuesta a una serie de preguntas que el usuario de los estados contables se plantea respecto de los mismos en base a la decisión que debe tomar. Dicho de otro modo, no es que cada usuario realiza el cálculo de todos los índices, sino que, simplemente, utiliza aquellos que sirven para la respuesta de las preguntas que se plantea.
A modo de ejemplo te dejo una serie de preguntas que uno puede hacerse al momento de tener que analizar una empresa:

1) ¿La empresa es solvente?, ¿Puede afrontar sus obligaciones a largo plazo?, ¿Por qué?
2) ¿Podrá cumplir con sus obligaciones a corto plazo?, ¿Deberá para esto contar con la venta de  sus bienes de cambio?.
3) ¿Es una empresa rentable para sus propietarios?, ¿qué medidas se podrán tomar como para mejorar esta situación?
4) ¿Cuál es el gasto que mayor incidencia tiene sobre las ventas realizadas?, ¿qué medidas pueden tomarse para la reducción de dicho gasto?
5) ¿Cómo incide el costo sobre el precio de venta?, ¿Qué medidas se podrán tomar como para mejorar esta situación?
6) ¿Es eficiente el flujo de caja o existe algún desfasaje que provoque problemas financieros?, ¿Qué medidas se podrán tomar como para mejorar esta situación?
7) ¿Cuál es el rendimiento que produce la empresa por cada peso invertido por sus propietarios?
8) ¿Le conviene a la empresa un aumento o una reducción del capital?, ¿por qué?, ¿para qué?
9) ¿Puede la empresa mejorar los precios a los que compra y así reducir sus costos?, ¿Cómo hacerlo?

Te dejo un enlace en donde incluí todos los índices para el análisis e interpretación de los Estados Contables.