PLANILLA DE PRE BALANCE

Conocida también como planilla de trabajo o de diez columnas, en esta planilla se organizan los datos finales que conformarán la información a volcar en los Estados Contables. La información presentada en la planilla contiene:

a) Los saldos deudores y acreedores finales de cada cuenta (últimas dos columnas del Balance de Comprobación de Sumas y Saldos) (columnas 1 y 2)
b) Los saldos provenientes de los asientos de ajustes (columnas 3 y 4)
c) Los saldos ajustados, los que se conformarán con la suma algebráica de las primeras cuatro columnas (columnas 5 y 6)

Una vez que poseo los saldos ya ajustados (saldos en donde la contabilidad y la realidad coinciden) sólo me resta terminar de organizar la información de modo que resulte más fácil la confección de los Estados Contables. Ya no realizo cuentas, simplemente distribuyo y clasifico los saldos ajustados que ya tengo en las columnas descriptas en c).

Así distribuyo y clasifico los saldos ajustados en cuentas de:

a) Activos, Pasivos y Patrimonio Neto. (columnas 7 y 8)
b) Resultados Negativos y Positivos. (columnas 9 y 10)

AJUSTES AL BALANCE

Una vez ya realizados los inventarios contamos con dos informaciones distintas de cada cuenta: la que surge del balance de sumas y saldos (información proveniente de la contabilidad) y la que surge de los inventarios(información proveniente de la realidad).

Sin perder de vista que la contabilidad es un sistema de información, y que como tal, debe informar a una fecha determinada sobre la realidad, puede suceder en este momento, el de las tareas previas al balance, o en cualquier momento del ejercicio económico, que la información que surge de la realidad (Inventarios) no coincida con la información contable (Mayores / Balance de Sumas y Saldos). Es en ese momento donde debemos realizar un asiento que iguale los saldos contables a los reales. Una vez realizados estos asientos, los saldos de los mayores de las cuentas deben reflejar exactamente la realidad.
Son ejemplos de ajustes al balance los siguientes:

a) Arqueo de Fondos y Valores

b) Cálculo del Costo de la Mercadería Vendida.

c) Depuración de Deudores.

d) Cálculo de Previsiones y Provisiones.

e) Amortización de bienes de Uso.

f) Gastos pendientes de pago. Ingresos pendientes de cobro

g) Devengamiento de Ingresos y Gastos.

h) Omisión de Gastos Bancarios.

SUBDIARIOS

En los subdiarios la información se agrupa en operaciones de iguales características anotando los asientos de operaciones de carácter repetitivo dividiendo así el trabajo de registración.

Son subdiarios típicos los de Compras, Ventas, Ingresos y Egresos.

De esta manera las operaciones repetitivas pueden llevarse en un subdiario y realizarse un asiento resúmen mensual (por ejemplo todas las ventas se anotan en el subdiario de ventas y luego se realiza mensualmente un asiento de ventas que resuma todas las operaciones)

PRINCIPIO DE DEVENGADO

Las variaciones patrimoniales a considerarse para establecer el resultado económico, son las que competen a un ejercicio, sin entrar a considerar si se han cobrado o pagado.
Dicho con otras palabras, los resultados económicos deben reconocerse en el período en que corresponden, independientemente de cuándo han sido cobrados o pagados.

Hay que tener en cuenta que las cuentas de resultado, afectan directamente al resultado del ejercicio, y que el resultado del ejercicio no sólo es producto de diferentes análisis para medir la rentabilidad, sino que también es distribuido al finalizar el ejercicio. De este modo, ese resultado del ejercicio, debe estar conformado por resultados efectivamente producidos en el período por el cual se está registrando.
Si por ejemplo, pago hoy los alquileres del mes siguiente en efectivo, y para registrar esta operación utilizo la cuenta "Alquileres Perdidos" (cuenta de resultado negativo), esta cuenta impactará directamente sobre el resultado del ejercicio disminuyéndolo, lo que haría que por ejemplo los socios se distribuyan menor resultado, o que si analizo la rentabilidad de la empresa, ese análisis parta de un resultado menor, llevando a un análisis incorrecto de la situación.
Entonces, cuando uno se dispone a registrar una cuenta de resultado, primero debe determinar si ese resultado ya ha ocurrido o si va a ocurrir, si ha vencido o se va a vencer con posterioridad al momento en el que se está registrando, si el hecho que genera el resultado corresponde al pasado o va a ocurrir en el futuro. De esta manera, si el vencimiento es posterior a la registración, se deberá utilizar una cuenta patrimonial (a devengar  =  a vencer  =  cobrado o pagado por adelantado). Por el contrario, si el hecho que genera el resultado ya ha ocurrido o vencido, se debe registrar en una cuenta de resultado (devengado  =  vencido  =  ganado o perdido  =  cobrado o pagado).

Así pueden ocurrir dos cuestiones bien diferenciadas:
a) Que se cobren o paguen resultados futuros (ejemplo pago los alquileres del mes siguiente)
b) Que se produzcan resultados que aún no he pagado o cobrado (por ejemplo vence un impuesto que no abono)

En el primero de los casos debo registrar el pago del alquiler dándole salida a la cuenta CAJA pero poniendo al debe una cuenta patrimonial y no de resultados: ALQUILERES PAGADOS POR ADELANTADO (cuenta del activo rubro créditos). Así, en nuestro asiento, sube el Activo y baja el Activo por el mismo monto. Hemos entonces confeccionado una variación permutativa, no se ha modificado el patrimonio de la empresa.
En el caso b) debo registrar el resultado ocurrido ya que el mismo, más allá de no haber sido pagado, corresponde al presente ejercicio y le ha generado una deuda al mismo. Es por esto que el registro de esta operación será acreditando una deuda: IMPUESTOS A PAGAR con débito a una pérdida: IMPUESTOS. Es de destacar en este caso que aún cuando no se haya realizado el pago, el resultado ha ocurrido, de allí que el asiento produzca una variación modificativa.

Van como comentario unos cuantos enunciados para ejercitar este principio.